Naissance, gestion et réalisation d'un projet

Il faut du temps, beaucoup de rencontres et divers contacts.
La démarche et le calendrier sont parfois différents mais vous découvrirez ci-dessous le cheminement disons classique d’un projet de sa naissance à sa réalisation.

1. Rencontre des autorités de la commune :

Maire, adjoints, conseillers et tous les chefs de villages de la commune.

Nous leur demandons d’établir une liste de leurs besoins communaux (par exemple un collège, un canal, une piste…) et villageois (école primaire, puits …) et de les classer par ordre de priorité. Lorsque cette liste est établie, nous en discutons et posons quelques questions qui parfois ont pour effet de modifier la liste.

2. Rencontres spécifiques de chaque village et de la commune

Dans les mois ou années qui suivent, nous rencontrons chaque village et reparlons du projet qui le concerne, nous vérifions si le projet est toujours d’actualité.

Même démarche avec la commune pour vérifier l’actualité et la justification du ou des besoins.

3. Validation des projets avec le Maire et son équipe

Compte tenu des rencontres des points 1 et 2, nous reparlons de chaque projet avec le Maire pour qu’il les valide.

4. Validation des projets avec les autorités régionales

Le cas échéant, notamment dans le domaine de la santé et de l’éducation, nous demandons aux autorités concernées de valider le projet et de s’engager à nommer les personnels nécessaires (médecins, enseignants …) si nous arrivons à financer le bâtiment.

5. Divers contacts avec des habitants d’autres villages

Ils permettent parfois de valider le projet grâce à ces yeux extérieurs.

6. Inscription du projet dans notre liste de projets pour l’année suivante

En les classant par ordre de priorité … il y a en effet les priorités d’une commune mais il y a aussi, pour nous, les priorités pour l’ensemble des quatre communes.

7. Demande de devis

Pour chaque projet, nous faisons réaliser un minimum de trois devis, de novembre à janvier. Chaque devis est « décortiqué ».

8. Négociations

Par sécurité, nous décidons de ne pas faire réaliser tous les projets d’une année par un seul entrepreneur même s’il est le mieux-disant.
Nous négocions donc avec les deux autres pour obtenir des remises permettant d’équilibrer les coûts (en janvier et début février).

En fait, l’expérience montre qu’un entrepreneur n’est jamais le mieux-disant sur tous les devis.

9 . Réalisation de notre budget annuel

Toutes les dépenses sont listées de même que les recettes (réserves + recettes prévisionnelles). A ce propos, l’assise représentée par la stabilité des parrainages permet une bonne lecture à moyen terme de nos recettes.

C’est donc à ce moment là que nous voyons les projets qui peuvent être financés dans l’année (février).

Au fil du temps, nous avons établi une règle budgétaire qui nous amène à garder en réserve minimum 20% de nos recettes prévisionnelles, de même nous observons une
prudence de 5 à 10% sur le taux de change Euro/Ariary.

Ces deux prudences sont nécessaires … nous pouvons recevoir moins de dons, des parrainages peuvent s’arrêter et le taux de change peut varier dans un sens ou dans un autre de 10% entre l’établissement du budget et le moment où nous devons payer les entreprises.

Moyennant quoi nous n’avons jamais eu le moindre problème de trésorerie.

10. Vote du budget

Assemblée générale de Projet Action et vote du budget. Nous sommes parfois amenés à faire les derniers choix ce jour là. (début mars).

11. Contrats et conventions

Nous signons les contrats avec les trois entrepreneurs et les conventions de partenariats avec les villages (fin mars)

12. Versement des avances de démarrage

Nous versons ces avances (50% du montant des travaux) aux différentes entreprises y compris les menuisiers par transferts internationaux de banque à banque vers le 15 avril.

13. Début des travaux

Une fois que les entrepreneurs ont reçu l’argent, ils peuvent commencer à acheter les matériaux et les travaux démarrent. (début mai)

14.  Surveillance des travaux (mai à octobre)

Cette surveillance est effectuée par notre corrrespondant et ami malgache qui vérifie notamment si l’avancement des travaux est conforme aux plannings établis au moment des contrats.

La surveillance des chantiers représente la partie principale de la mission de juin de Philippe MEYER.

15. 2^e et 3^e versements aux entreprises

Lorsqu’un bâtiment arrive aux « pignons » (juin à août) nous versons 20% et lorsqu’il est terminé, une réception provisoire est organisée par notre correspondant et ami malgache (textes et photos transmis par mail) et nous versons à nouveau 20% (juillet à octobre).

16. Inaugurations

Les inaugurations ont lieu en présence de Parrains, c’est la fête (fin octobre). La réception définitive à lieu à ce moment là ou la semaine suivante (début novembre).

17. Versement du solde

Le solde est versé au retour de la mission d’octobre novembre (vers le 10 ou 15 novembre).

18. La réalisation vit sa vie

Sous la responsabilité des villageois et/ou des autorités compétentes : ce sont eux qui assurent la gestion, le bon fonctionnement et l’entretien de la réalisation… pour le plus grand bonheur de tous les bénéficiaires.